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Publication & distribution de l’enquête

Choisissez le meilleur moment pour envoyer les invitations

Essayez d’évaluer quel sera le meilleur moment, pour votre groupe cible, pour recevoir les invitations. Il est vivement conseillé de ne pas annoncer/inviter le lundi matin ou le vendredi après-midi. Le lundi matin, l’invitation à participer risque d’arriver dans une boîte aux lettres pleine. Le vendredi après-midi beaucoup de personnes sont absentes du bureau et ne lisent pas leurs mails, l’invitation ne sera donc pas vue avant le lundi.

Evitez de donner des dates limites

L’utilisation des dates limites pour répondre aux enquêtes n’est pas recommandée. En utilisant une date limite, vous prenez le risque que le mail soit mis dans une file d’attente pour être éventuellement repris lorsque la date limite se rapproche, d’autres choses vont passer en priorité avant la réponse à l’enquête. Lorsque la date limite approche, le destinataire aura sans doute oublié l’enquête. A la place, indiquez que vous souhaitez une réponse le plus vite possible.

Les rappels comme une nouvelle opportunité de répondre

Utilisez un ton amical lorsque vous rédigez les rappels. Présentez le rappel comme une nouvelle opportunité de répondre et rappelez que la réponse est toujours très appréciée. Evitez l’usage de termes comme « rappels », car ce mot peut avoir une connotation négative pour beaucoup de personnes.

Les rappels pour les enquêtes internes et pour les enquêtes externes

  • Pour les enquêtes externes, à destination des clients par exemple, un rappel est généralement le maximum. Davantage pourrait être perçu comme agressif et pourrait, au pire, dégrader la relation.
  • Pour les enquêtes internes, comme les enquêtes de satisfaction à destination des employés, vous pouvez envoyer deux rappels. Plus, n’aura qu’un effet minime sur le nombre total de réponses – si un individu n’a pas répondu après l’envoi initial plus deux rappels, la probabilité qu’il réponde à la suite d’un troisième rappel est très faible.

[notice]N’attendez pas trop longtemps pour envoyer les rappels
Nous savons par expérience que, très souvent, plus de la moitié des réponses arrivent le jour où l’invitation est envoyée. Ensuite le pourcentage décroit rapidement pour chacun des jours suivants. Les rappels peuvent donc être envoyés rapidement après l’invitation première, de préférence dans les 3 – 5 jours.[/notice]